Signature électronique PDF : choisir un logiciel adapté

Signer un document pdf est devenu une réalité avec l’utilisation croissante de documents numériques dans la vie quotidienne. La signature électronique est de plus en plus utilisée pour des raisons de confiance et de sécurité. En effet, le recours à un logiciel spécifique permet de gérer plus facilement les modifications apportées aux contrats, documents, rapports et autres. La plupart des entreprises voudront se doter de cet outil, et dans le monde professionnel, il est important de choisir le logiciel qui vous convient.

Mais quelles sont les fonctionnalités que vous devez rechercher ? Et comment savoir si votre logiciel de signature électronique vous permettra de rester en conformité avec la législation ? Découvrez quelques conseils !

Signature électronique pdf en mode SaaS ou en interne : que choisir ?

Il existe en fait deux options pour signer un document pdf : le logiciel interne et un outil distant en mode SaaS ou « software as a service » :

Les logiciels internes sont fantastiques en matière de signature électronique. Cependant, leur utilisation est normalement conditionnée par l’installation préalable d’une licence sur tous vos ordinateurs. La gestion de vos informations ne se fait pas toujours sur des serveurs distants, mais en interne sur vos serveurs personnels.

Les logiciels Saas peuvent être très courants dans les entreprises. Ils vous permettent d’accéder à une interface internet via un login. Le Saas est totalement basé sur le cloud computing, vous avez donc besoin d’une connexion internet rapide et ininterrompue pour en profiter pleinement et sans interruption. Avec cette solution de signature électronique en mode Saas, vous pouvez bénéficier d’une installation rapide, d’une grande flexibilité, d’un support en cas de problèmes techniques, d’un étalement de vos dépenses avec un abonnement mensuel ou annuel, d’un moindre besoin en matériel informatique, d’une meilleure alternative aux équipes sur le terrain, et de données accessibles quand vous le souhaitez et à tout moment. Si vous êtes intéressé, vous pouvez en savoir plus ici pour trouver l’offre adaptée à vos besoins.

Les fonctionnalités et la facilité d’utilisation du logiciel de signature électronique PDF !

Pour lever les réticences des signataires et simplifier les tâches, il faut que le processus soit fluide. Pour ce faire, vous devez choisir un outil facile à utiliser et exceptionnel à manipuler. Que ce soit pour vos collaborateurs, vos partenaires ou vos clients, la signature électronique pdf doit être réalisée en toute simplicité et en quelques minutes. Il est essentiel que l’utilisation de votre solution de signature virtuelle facilite la vie de vos équipes. Elles pourront ainsi passer plus rapidement à d’autres responsabilités.

En effet, il faut savoir que les outils disponibles sur le marché peuvent certainement offrir d’autres fonctions supplémentaires très différentes. Mais, vous devez opter pour le logiciel de signature électronique qui répond à vos besoins et à vos attentes. Pour cela, il doit offrir de nombreuses fonctionnalités indispensables : une possibilité de signer le document individuel ou collectif, une signature de documents en packs, un suivi en temps réel de l’avancement de vos procédures de signature électronique, une traçabilité des fichiers ouverts, signés ou imprimés. Cet outil spécifique doit disposer d’autres options essentielles en termes de fonctionnement telles que la re-signature automatique de chaque étape de la signature électronique avec un message personnalisé aux destinataires, l’identification du signataire (photo, ID, SMS…), les fonctions d’horodatage et de scellement, le contrôle des rôles et la définition de l’ordre de signature, la notification automatique d’un signataire en attente d’un processus de signature, le service de messagerie instantanée (chat pour vous guider), et la validation ou le refus du contenu du document avant signature.

Un logiciel de signature électronique PDF conforme à la réglementation !

Le niveau de certification et de sécurité est un autre critère à prendre en compte. En France, tout logiciel de signature électronique pdf doit être conforme à certaines dispositions légales.

En fonction de votre activité et de vos besoins, vous devez choisir un logiciel avec un niveau de certification et de sécurité adéquat. Il est important de savoir qu’en matière de certification, le règlement eIDAS décrit trois niveaux de garantie et de fiabilité. Il s’agit de la certification simple, de la certification avancée et de la certification qualifiée.

En termes de sécurité, le RGS ou Référentiel Général de Sécurité est une règle qui montre la prévalence de l’acceptation comme vraie parmi les institutions du royaume et les citoyens. Sa fonction est de garantir l’authenticité et le caractère infalsifiable des documents sur lesquels sont apposées des signatures électroniques.

Logiciel de signature virtuelle via un PC ou un Smartphone et un espace d’archivage disponible !

Le logiciel de signature électronique doit être flexible. Il doit pouvoir être utilisé partout, à tout moment et s’adapter à tout type d’appareil. Dans ce cas, vous devez permettre à vos employés, partenaires et clients de signer un document pdf facilement. Ils peuvent donc le faire depuis leur ordinateur au travail, sur leur tablette à la maison ou sur leur smartphone au parc.

Puisque vos données sont très sensibles et privées, vous devez évidemment assurer leur sécurité. Ceci afin que personne ne puisse les reprendre, les modifier ou les falsifier. C’est pourquoi certains logiciels peuvent mettre à votre disposition un espace sécurisé dédié au stockage de vos documents signés numériquement. Optez pour une solution adaptée à la capacité de vos documents à signer.